Il s’agit probablement de l’une des tâches les plus contraignantes à réaliser au sein de l’entreprise, mais la gestion d’inventaire est essentielle pour la pérennité de vos activités. Sans une stratégie adaptée à la taille de vos stocks, vous risquez une explosion des coûts liés à l’entreposage inutile.

Il s’ensuit des pertes fréquentes d’équipements, des temps d’arrêt de plus en plus longs en raison d’une mauvaise planification des maintenances et une perte de temps lors de l’inventaire annuel.

Saviez-vous qu’une application de gestion d’inventaire permet de simplifier l’ensemble du processus de suivi des stocks ? Outre la centralisation des données, cette solution mobile facilite l’accès et l’actualisation des données de vos appareils. Découvrez comment cette approche révolutionnaire est en mesure de changer la donne dans votre organisation.

Optimiser la gestion des actifs : les bonnes pratiques

Choisissez la bonne technique de gestion d’inventaire

La gestion du matériel et des équipements de votre entreprise passe par le choix d’une technique adaptée à vos activités. Il existe 4 types d’inventaires, dont l’inventaire annuel obligatoire, en fin d’exercice.

Pour faciliter cet exercice souvent redouté, vous pouvez adopter l’inventaire périodique consistant à comptabiliser les références stockées plusieurs fois par an. L’inventaire tournant consiste quant à lui à comptabiliser certaines références lors d’une date prédéterminée puis d’autres actifs lors d’une autre date, ainsi de suite. Ces deux techniques de gestion d’inventaire présentent le même défaut : vous n’avez pas des données fiables sur vos stocks en temps réel.

L’inventaire permanent est donc l’option idéale pour optimiser la gestion de parc informatique ou le suivi du parc machines de votre entreprise. En comptabilisant chaque entrée et chaque sortie d’actif, votre base de données reflète réellement le stock disponible. Il s’agit cependant de l’approche la plus chronophage parmi les méthodes d’inventaire disponibles. Elle devient toutefois moins contraignante avec une application de gestion d’inventaire.

Organisez et répertoriez vos stocks

La bonne gestion du matériel dans une entreprise passe aussi par une organisation minutieuse de vos actifs en catégories uniques. L’objectif ici est de :

• trouver plus facilement l’outil ou l’équipement souhaité,
• connaître le moment idéal pour un réapprovisionnement,
• déterminer avec précision les actifs les plus performants.

N’hésitez pas à classer vos actifs selon leur rentabilité afin d’améliorer le rendement de vos équipes et le chiffre d’affaires de votre entreprise. Votre alliée dans cette mission ? L’application de gestion d’inventaire et ses nombreuses fonctionnalités.

Faire un inventaire : catégories, étiquetage et reporting

Avec les catégories et sous-catégories d’actifs clairement définies, optimisez l’inventaire physique de votre entreprise en procédant à l’étiquetage des stocks. L’idée derrière cette stratégie est d’identifier facilement chaque élément et de connaître plus facilement ses spécificités pour réaliser l’inventaire.

Le problème avec l’étiquetage standard est le manque de traçabilité qu’il induit. Il est impossible de faire un inventaire pertinent des actifs si, du jour au lendemain, les étiquettes de vos machines se détériorent, s’enlèvent ou deviennent illisibles. Avec une application de gestion d’inventaire et des codes-barres, vous pouvez pallier ce problème.

Le reporting est la touche finale de la gestion des actifs, avec ou sans application de gestion d’inventaire. Ce travail de fourmi est indispensable pour suivre l’évolution des actifs, identifier les grandes tendances d’utilisation au sein de votre équipe et anticiper vos besoins d’équipement.

Quel est l’intérêt d’un logiciel d’inventaire ?

La gestion d’inventaire est loin d’être une tâche qui peut s’effectuer à l’aide d’un stylo et d’un carnet. Même les petites entreprises auront du mal à réaliser des mises à jour régulières en se servant d’un tableur comme Excel pour répertorier les données de leurs actifs. Avec un logiciel de gestion des stocks, il est possible d’automatiser les tâches manuelles inhérentes à l’inventaire tout en minimisant les risques d’erreur.

Cette solution de gestion offre des fonctionnalités intuitives pour surveiller vos stocks en temps réel et mettre en place une stratégie pérenne d’inventaire permanent. Il s’agit également d’un couteau suisse qui facilite :

• la gestion des prêts de matériel,
• la planification des maintenances périodiques,
• le renouvellement de votre parc machines.

La plupart des systèmes de ce type proposent une API ouverte pour intégrer l’interface à votre système d’information. Le problème ici est de deux ordres : le stockage interne des données et la difficulté à gérer ces informations à distance.

Il est recommandé de choisir un logiciel qui propose une application de gestion d’inventaire. Avec une solution Saas comme Timly, vous pouvez accéder aux données d’inventaire de votre entreprise, quelle que soit votre localisation. Le flux de données est également stocké sur des serveurs sécurisés, ce qui facilite grandement votre stratégie de gestion.

Application de gestion d’inventaire : un véritable plus pour l’entreprise ?

Un réel gain de temps pour la gestion du matériel dans une entreprise

La gestion des actifs s’avère particulièrement complexe au fur et à mesure que le stock de l’entreprise augmente. Elle est d’autant plus délicate que la plupart des structures du BTP, des établissements hospitaliers et des entreprises de transport utilisent des actifs coûteux.

Le gestionnaire se pose alors plusieurs questions en permanence : qui a quoi ? Où se trouve actuellement tel matériel ? Dans quel état ? Il doit en effet connaître avec précision les actifs disponibles et les équipements hors d’usage, ce qui entraîne de nombreuses heures de contrôle et une équipe entière mobilisée pour le suivi.

Les meilleurs logiciels de gestion permettent de répondre à toutes ces questions et bien plus encore. Avec l’application pour inventaire de Timly, vous pouvez créer des dossiers numériques pour chaque élément de stock et renseigner des informations détaillées dans les champs personnalisés.

Le logiciel embarque aussi un système de suivi GPS qui facilite la localisation de vos machines, véhicules et équipements professionnels. Le gestionnaire peut en outre assigner des outils aux employés et sur les lieux de son choix. De même, les employés peuvent réserver une meuleuse, une scie sauteuse ou une pelleteuse en définissant la période dont ils ont besoin. Fini les pertes inexpliquées de matériel !

L’application de gestion d’inventaire s’utilise à partir d’une tablette, d’un smartphone ou de n’importe quel ordinateur. Timly par exemple est disponible sur iOS ou Android sans aucune installation supplémentaire.

Un scanner de QR code accessible depuis votre smartphone

Avec une application de gestion d’inventaire comme Timly, pas besoin d’acheter une solution de lecture de code-barres supplémentaire. Le scanner intégré évite ainsi les dépenses supplémentaires tout en vous faisant économiser beaucoup de temps.

Ajoutez simplement les informations sur l’état de fonctionnement, les pannes éventuelles et les dégâts subis par vos matériels en scannant le code-barre apposé avec votre smartphone. Vos collègues en télétravail, sur les chantiers, dans un entrepôt ou au bureau peuvent ainsi participer activement à la gestion d’inventaire.

La gestion des actifs implique généralement de travailler avec plusieurs sources de données comme les niveaux de stock, les dates de contrôles et de maintenance, les certifications des employés… Avec une application de gestion d’inventaire, vous pouvez créer une source unique d’informations actualisées en temps réel et consultable à tout moment.

Conclusion : pourquoi devez-vous utiliser une application mobile de gestion de stock ?

Vous l’aurez compris : la gestion de stock est un travail permanent qui peut devenir très chronophage en l’absence d’une stratégie pérenne. Si vous souhaitez rationaliser le suivi de vos actifs et booster l’efficacité globale de votre entreprise, l’application de gestion d’inventaire est votre meilleur atout.

Planification de maintenance, réduction des temps d’arrêt, réduction des pertes et pannes jusqu’à 75 %, attribution nominative du matériel… Avec une application mobile comme celle de Timly, vous pouvez révolutionner vos process de gestion.