Les réglementations légales à connaître lors de l'utilisation d'une caisse enregistreuse

Pour des raisons de sécurité et d'efficacité, il est essentiel que tous points de vente et autres établissements qui traitent régulièrement des transactions en espèces investissent dans une caisse enregistreuse fiable et robuste. Mais quelles sont les réglementations légales pour l'utilisation d'une caisse enregistreuse.

Une caisse enregistreuse certifiée pour éviter les fraudes à la TVA

La caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, mais indispensable et recommandée. Une caisse enregistreuse a la capacité de traiter la transaction d'un client et de conserver des enregistrements avec précision. La loi de finances n° 2015-1785 du 29 imposent aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé, voire certifié NF525. Certes, le dispositif est nécessaire pour la sécurité, la gestion des produits, pour rendre faciles les opérations de caisse, mais c’est surtout pour le contrôle et lutte contre la fraude à la TVA.

La dissimulation des recettes fait partie des combats du service fiscalité. La caisse enregistreuse facilite grandement le suivi des ventes et des taxes. Si l’entreprise est assujettie à la TVA, il doit enregistrer les paiements clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifié.

Imprimer le ticket à la demande

Les caisses enregistreuses modernes exécutent une grande variété de fonctions et de calculs, allant de la liste du nom et du prix de tous les articles achetés au traitement des tickets, en passant par le calcul des taxes et des remises et la détermination exacte du montant de la monnaie due à un client.

Cependant, selon le site du gouvernement : « Si le client en fait expressément la demande, vous ne pouvez pas refuser l'impression de son ticket, et ce, même si un ticket dématérialisé lui a été transmis. En tant que professionnel, vous n'êtes pas obligé de demander formellement au client s'il souhaite ou non son ticket ». Depuis le 1er avril 2023, l'impression et la distribution systématique de tickets de caisse sont plus systématiques, voire obligatoires.

Les caisses enregistreuses modernes peuvent effectuer toutes sortes de tâches, du traitement des réservations ou des tables, la gestion des stocks ou une facturation en ligne. Même si elles peuvent être peu coûteuses, une caisse enregistreuse représente un investissement commercial important. L'un des avantages des caisses enregistreuses électroniques d'aujourd'hui est qu'elles peuvent évoluer avec votre entreprise. Pour avoir plus de détails sur les avantages des caisses enregistreuses électroniques, vous pouvez visiter le site https://restomax.fr/.

Les risques en cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse non certifiée ?

Le professionnel doit obtenir un certificat ou une attestation de conformité de l’outil (les fonctions caisse enregistreuse/encaissement) utilisé (certification « NF525 »). La certification peut être délivrée par un organisme accrédité ou l’éditeur du logiciel de caisse. L’équipement doit respecter la condition d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Le logiciel de caisse enregistreuse ne doit pas inclure d'autres fonctions que celles stipulées dans la documentation du système, en référence à la loi sur les systèmes de caisse enregistreuse. Le non-respect à la possession de la certification est passible d’une amende de 7500€.

En cas de présentation d’un faux certificat, l’entreprise encourt une amende de 45 000€, ainsi qu’une peine d’emprisonnement de 3 ans pour son responsable légal. Il y a pourtant des exceptions pour certains professionnels, comme ceux qui réalisent uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels, ceux qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA, les micro-entrepreneurs...