Les 10 erreurs les plus courantes à éviter dans un email professionnel
L’email, c’est un outil qu’on utilise tous les jours. Mais c’est aussi là qu’on fait parfois les pires erreurs. On tape vite, on oublie de relire, ou on envoie le mauvais fichier, comme la liste de courses au lieu des derniers chiffres de vente. Ça arrive à tout le monde.
Le problème, c’est que ces erreurs peuvent avoir des conséquences importantes. Vous pouvez embrouiller un collègue, un client, ou même risquer de perdre votre job.
Heureusement, il est possible de les éviter. Voici les erreurs les plus courantes et des astuces simples pour ne pas les commettre.
Erreur 1 : Répondre trop rapidement
Répondre trop vite sans prendre le temps de lire l’email peut vous faire passer à côté de certaines informations importantes. Prenez quelques minutes pour le lire calmement et préparer une réponse réfléchie. Si le message est tendu, mieux vaut attendre quelques heures avant de répondre. Vous répondrez ainsi de manière plus posée.
Erreur 2 : Être trop formel
Quand vous contactez un client pour la première fois, la politesse est essentielle. Mais après ce premier échange, oubliez les formules trop rigides. Optez pour un ton plus naturel et conversationnel.
Erreur 3 : Envoyer un courriel lorsque vous êtes en colère
Quand vous êtes en colère ou trop agité, mieux vaut attendre avant d’envoyer un email. Même si l’envie de réagir est forte, laissez votre message en brouillon pendant 24 heures. Une fois la colère passée, vous serez bien plus calme et vos mots seront plus mesurés. Personne n’a jamais regretté de ne pas avoir envoyé un email en étant en colère.
Erreur 4 : Donner des détails privés dans un répondeur automatique
Si vous êtes en congé et loin de vos emails, faites attention à ce que vous partagez dans votre réponse automatique. Si possible, limitez les informations à l’essentiel, et évitez de mentionner où vous vous trouvez ou vos projets personnels. Si votre fournisseur de messagerie le permet, activez une réponse automatique uniquement pour vos collègues internes. Gardez votre vie privée pour vous.
Erreur 5 : Oublier de répondre
Une bonne communication, c’est répondre. Mais cela ne veut pas dire qu’il faut répondre à chaque message tout de suite. Souvent, répondre immédiatement devient une tâche qui prend du temps et perturbe votre travail. Résultat : vous oubliez parfois de répondre à certains emails.
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Erreur 6 : Ne pas corriger l’email
Relisez toujours vos emails avant de les envoyer ! Les fautes de frappe et les erreurs sont fréquentes, mais elles sont aussi faciles à éviter. Pourtant, ça arrive à tout le monde. Même les meilleurs relecteurs laissent parfois passer une erreur.
Erreur 7 : Envoyer les mauvaises pièces jointes
Envoyer le mauvais fichier peut arriver facilement. Vous sélectionnez une ancienne version d’un document ou vous joignez une photo perso à la place d’un document pro. Vu qu’on a tous des centaines de fichiers, ça peut vite devenir confus.
Erreur 8 : Envoyer un courriel au mauvais contact
Envoyer un email à la mauvaise personne peut être gênant, mais dans certains cas, cela peut être vraiment problématique. Si vous envoyez des informations sensibles ou confidentielles au mauvais contact, cela peut avoir des conséquences graves pour vous ou votre entreprise.
Certains contacts détruiront immédiatement votre message, mais d’autres ne seront pas aussi compréhensifs, et certains pourraient même profiter de l’erreur.
Erreur 9 : Envoyer des courriels à des heures inappropriées
Certains préfèrent travailler tard le soir ou tôt le matin, mais tout le monde ne partage pas cette envie. Envoyer un email à des heures incongrues, surtout quand il y a des différences de fuseaux horaires, peut être perçu comme impoli ou envahissant.
Erreur 10 : Attente d’une réponse immédiate
Avec les messageries instantanées, on a pris l’habitude d’obtenir des réponses instantanées. Mais cette mentalité peut devenir stressante, surtout avec le courriel, et mener à de la pression et de l’épuisement.
