Qu'est-ce que l’externalisation administrative et à quoi sert-elle ?

Une entreprise peut avoir d’innombrables raisons capables de justifier son recours à cet outil stratégique qu’est l’externalisation administrative. Ces motifs sont rattachés aux fonctions et aux rôles de l’externalisation elle-même. Dans un premier temps, l’externalisation a pour rôle d’assurer une large disponibilité afin de centrer l’entreprise sur les activités à forte valeur ajoutée de son métier.

Elle lui permet également de jouir d’une plus grande compétence par rapport à sa structure interne dans la mesure où le prestataire de services est libre de confronter les problèmes souvent complexes rencontrés par l’entité face aux meilleurs experts. L’entreprise peut se voir également bénéficier d’une bonne flexibilité quant à sa structure économique dans le cas d’augmentation ou de diminution d’associés ou même d’activités puisque le prestataire peut s’adapter facilement à toute modification de la marche de l’entreprise. Le souci permanent quant à l’absence du personnel interne pour congé, maladie ou autres motifs ne fait plus partie des problèmes de l’organisation car l’externalisation dispense d’une meilleure souplesse quant à la disponibilité des ressources humaines. En dernier lieu, l’externalisation administrative permet à l’entreprise de patronner un meilleur contrôle des coûts liés à la fonction, à l’infrastructure, au processus externalisé malgré la forte croissance de la concurrence. Ces derniers étant contractuels, donc connus d’avance et fixes peuvent permettre de disposer d’un coût exhaustif sans internalisation.

C’est quoi L’EXTERNALISATION ?

L’externalisation, désignée aussi sous le terme impartition, est le système de transfert d’une partie ou de la totalité des fonctions d’une entreprise ou d’une administration vers un tiers partenaire qui se situe en dehors du domaine d’activité de l’entité ou en dehors de son siège social. Il s’agit plus exactement d’un outil de la stratégie d’entreprise qui vise à restructurer cette dernière au cœur de son activité. Elle sous-traite généralement les points matériels en matière d’activités, c’est-à-dire ceux qui rapportent parmi toutes les moins de revenus soit ceux qui génèrent les plus petits chiffres d’affaires. Cependant, l’externalisation est à différencier de la simple sous-traitance qui existe en entreprise.

Du point de vue économique, l’externalisation peut être définie comme un accord fait par deux parties, d’une part l’entreprise et d’autre part un tiers qui sera chargé de la prise en charge, de l’exploitation et de la gestion continue des activités de l’organisation même au-delà de ses frontières. Ces domaines d’activités concernent essentiellement l’informatique, les ressources humaines, la facturation, le marketing, la comptabilité et la communication, les infrastructures dont le système d’informations et les réseaux de télécommunications mais aussi les processus opérationnels comme la logistique, le transport, la production industrielle ainsi que l’exploitation de matières premières se situant en amont ou en aval de l’organisation.

Comment réussir l’externalisation ?

Avant de lancer des appels d’offre, l’entreprise devra rechercher des prestataires parvenant de la presse, des annuaires ou directement d’Internet. La chose à faire est d’en sélectionner autant que possible. On procède ensuite au triage des prestataires en fonction du domaine à externaliser mais aussi selon certains critères. Les critères essentiels et généralement requis portent souvent sur l’état financier des entreprises, les ressources en matériels, les ressources humaines et l’image de marque.

C’est par la suite que les appels d’offres peuvent être lancés. Le meilleur procédé de le lancer est tout d’abord la rédaction d’un cahier de charges comportant une date limite de retour de devis. Puis il convient d’emprunter l’un des meilleurs canaux pour la diffusion de l’appel : l’email. Lorsque le cahier des charges est enfin envoyé, l’entreprise doit contacter les destinataires en guise d’accusé de réception mais aussi pour répondre aux interrogations de ces derniers. Après le lancement des appels d’offre l’entreprise doit s’apprêter à recevoir les devis. Elle doit choisir trois à quatre prestataires répondant à ses attentes parmi les nombreuses propositions. Ce choix est suivi par un entretien avec chacun d’eux. Lorsque le prestataire est choisi, le contrat de prestation est établi. Il stipule les engagements des deux parties pendant la durée du contrat.